tips voor powerpoint
De tien grootste valkuilen van PowerPoint
De PowerPoint-presentatie: bij menigeen roept hij beelden op van urenlange betogen aan de hand van onduidelijke afbeeldingen, en teveel tekst, gehouden door iemand die alles probeert duidelijk te maken door het nog eens voor te lezen.
PowerPoint is op zich een uitstekend presentatiemiddel; het is de wijze waarop het gebruikt wordt die velen doet gruwen bij het woord alleen al. Daarom geven we een tiental tips over het gebruik van deze software.
1. PowerPoint is geen tekstverwerker
Probeer niet zoveel mogelijk informatie op een PowerPoint-pagina te zetten. Het is beter om enkele voorbeelden te geven die het publiek aan het denken zetten en die helpen de boodschap te onthouden. Gebruik daarom ook geen complete zinnen maar korte, simpele statements.
2. Het publiek kan zelf lezen
Maar al te vaak beperkt de presentator zich tot het voorlezen van de complete presentatie. Dat is uiteraard overbodig. U moet ervan uit gaan dat het publiek zelf de tekst leest, terwijl u de punten die kort en helder in de presentatie staan, mondeling toelicht en uitdiept. Anders kunt u net zo goed de pagina's uitprinten en uitdelen.
3. Een beeld zegt meer dan duizend woorden
Dat PowerPoint opsommingstekens (bullets) bevat, betekent nog niet dat u ze moet gebruiken. Probeer deze puntsgewijze opsommingen eens te vervangen door een enkele afbeelding, en leg alle punten uit naar aanleiding van die afbeelding. Het is boeiender om naar te kijken, en het is makkelijker om informatie op basis van een afbeelding te onthouden dan op basis van een opsomming.
4. Ken uw presentatie
"Dat punt hoort eigenlijk bij het vorige rijtje" en "Dit scherm kunnen we wel overslaan" zijn helaas veelgehoorde uitspraken bij PowerPoint-presentaties. Het is belangrijk uw presentatie goed voor te bereiden; u bent dat eigenlijk aan het publiek verplicht. Een goede voorbereiding voorkomt ook dat u tijdens de presentatie zelf weer elke pagina even moet lezen voordat u verder kunt met uw verhaal.
5. Rijtjes zijn slecht, verhalen zijn goed
In het verlengde van onze derde tip: voorkom rijtjes. Opsommingen zijn saai en beklijven niet. Verhalen zijn leuker om te horen en blijven beter hangen. Wat hoort u liever, een opsomming van de punten waarmee nalatigheid kan worden bewezen in een rechtszaak, of een verhaal over iemand die veroordeeld is wegens nalatigheid?
6. Inhoud is belangrijker dan animaties
Het lijkt wel of iedereen vindt dat zijn PowerPoint-pagina's een unieke, originele opmaak moet hebben, met opvallend kleurgebruik en mooie overgangsanimaties. U kunt uren bezig zijn met het opzetten van zo'n template. Uren die u beter had kunnen besteden aan het aanscherpen van de tekst en het voorbereiden van uw verhaal.
7. Maak u publiek niet blind
Oke, zoals we in onze vorige tip al stelden: het gaat uiteindelijk om de inhoud, niet om de vorm. Dat betekent echter niet dat het een goed idee is zwarte tekst op witte pagina's te gebruiken - iets wat in diavorm heel vervelend is om naar te kijken. In het verlengde hiervan: als u een document heeft dat uw verhaal goed illustreert maar dat in PowerPoint onleesbaar is, laat het dan achterwege. Maar er simpelweg kopietjes van en deel deze uit.
8. Kleurenblinden in de zaal
Sommige kleurencombinaties lijken prima, maar zijn vreselijk voor kleurenblinden. Rode tekst op een blauwe achtergrond, rode tekst op een zwarte achtergrond, rood op groen: of de tekst is onleesbaar, of beweegt de hele tijd over de pagina. Hou daar rekening mee.
9. Lettergrootte
De meeste mensen werken op hun computer met een lettertype op 12-punts grootte. Voor een PowerPoint-presentatie is dit echter te klein. 14-punts is het absolute minimum. Eigenlijk kunt u beter niet onder 18-punts gaan. Daarbij is het beter om binnen de presentatie niet teveel te wisselen tussen lettergroottes, en zeker niet in lettertypes.
10. Een pagina tegelijk, graag
PowerPoint heeft een optie waarbij u drie pagina's tegelijk in beeld heeft. Dit is zeer handig bij het samenstellen van presentaties. Het is echter niet bedoeld om mensen een voorproefje te geven, zodat ze pagina's kunnen lezen waar u nog helemaal niet bent aanbeland. Klik op F5, en de presentatie wordt getoond zoals deze is bedoeld: pagina voor pagina.
Tijd laten meelopen bij Powerpoint-show
Microsoft Powerpoint is voorzien van een mogelijkheid om dag- en tijdnotaties aan uw diaserie toe te voegen. Daartoe gaat u via het menu Invoegen naar 'Datum en tijd'. Het venster Koptekst en Voettekst verschijnt. Zet op het tabblad Dia een vinkje bij 'Datum en tijd' en kies een notatie uit de lijst. U kunt ervoor kiezen alleen een datum, alleen een tijdstip of allebei te vermelden.
Powerpoint kijkt daarvoor naar uw Windows-klok: staat die verkeerd, dan krijgt uw presentatiepubliek ook een verkeerde tijd voorgeschoteld. Selecteer vervolgens de optie 'Automatisch bijwerken' en klik op 'Overal toepassen' als u alle dia's ermee wilt optuigen. Als u nu uw diaserie start, ziet u dat de begintijd van de presentatie in beeld staat. Probleem is wel: als de diaserie eenmaal loopt, blijft de klok vrolijk stilstaan. En da's nou net wat we niet wilden.
Gelukkig zijn er software-liefhebbers die zelf voor handige uitbreidinkjes zorgen. PPT-Timer is een kleine add-in voor Powerpoint versies 2000 en later. Standaard zijn Office-programma's erg wantrouwend tegenover macro's, omdat ze virussen kunnen herbergen. Voordat u de timer-macro kunt toevoegen, moet u in Powerpoint eerst tijdelijk het beveiligingsniveau bijstellen van Hoog naar Gemiddeld. Dat kan via het menu Extra, Macro en Beveiliging.
Ga vervolgens via Extra naar Invoegtoepassingen, klik op de knop 'Nieuw toevoegen', blader naar het bestand PPT-Timer.ppa en voeg hem toe. Powerpoint heeft er nu rechtsboven een nieuw menuutje bij: TM. U kunt nu instellen wat de klok moet aangeven en hoe de tijdsaanduiding eruit moet zien; mogelijkheden te over. Er geldt een proefperiode van dertig dagen, daarna wordt u geacht via Paypal te registreren voor 19,95 dollar.
Wat misschien minder chique is, maar simpeler en gratis: de Windows-klok rechtsonder in beeld brengen. Dat kunt u doen door de presentatie niet schermvullend te maken, maar in een venster te vertonen. Dat gaat als volgt: ga naar het menu Diavoorstelling en naar 'Diavoorstelling instellen'. Bij 'Type voorstelling' selecteert u 'Bekeken door één persoon (venster)'. Klik op OK. Nu staat uw presentatie in een venster. De menubalk van Powerpoint blijft bovenin in beeld, onderin geldt dat voor de taakbalk en het systeembak, inclusief de Windows-klok.
En dan is er natuurlijk nog een oplossing waarvoor u geen computerkennis nodig heeft: zelf een wekker of klok meenemen.
Presenteren met PowerPoint -
Als er op een conferentie of vergadering een presentatie wordt voorgesteld, is dat hoogstwaarschijnlijk in het programma Microsoft PowerPoint. De software is goed ingeburgerd, vermits iedereen snel met de basis weg is. Een professionele presentatie opstellen vergt echter meer kennis. Een paar tips voor de zakelijke gebruiker.
In dit artikel vertrekken we vanuit een Engelstalige versie van PowerPoint 2000. Om PowerPoint professioneel te gebruiken, heeft u meer opties nodig dan diegene die standaard geïnstalleerd zijn. Het is mogelijk dat u de oorspronkelijke cd-rom voor installatie terug moet opsnorren om die extraatjes aan de menubalk toe te voegen. Controleert u even of u de volgende functies in PowerPoint nog moet installeren: Pack and Go (onder File), Slides from Outline (onder Insert) en de Nederlandstalige of Franstalige versie van de Spelling (onder Tools). Eenmaal die functies aanwezig zijn, kan u aan de creatie van uw presentatie beginnen.
De meesterHet is verleidelijk om in een blanco presentatie onmiddellijk tekst in te tikken of zelfs in een bestaande presentatie te knippen en plakken. Het loont echter de moeite om eerst een master aan te maken, een sjabloon voor de basislayout van alle slides. Zo hoeft u lettertypes, kleuren, logo's en andere illustraties op de achtergrond niet steeds van de ene naar de andere slide te kopiëren. U kan een master maken voor gewone slides, titelslides, handouts en notities. Klik op View, dan Master en u kan eraan beginnen.
Grotere bedrijven laten de master meestal in hun eigen huisstijl opmaken door een graficus. Zo gebruiken alle werknemers van de onderneming dezelfde look van slides.
Hou het vooral sober. Gebruik steeds dezelfde achtergrond. Let op met kleuren, zowel voor de tekst als de achtergrond. Bij projectie gebruikt u bij voorkeur witte letters op een donkere achtergrond (best blauw of paars). Op een beeldscherm kiest u beter voor donkere letters op een witte achtergrond. Gebruik maximaal twee lettertypes en geen exotische fonts. Verschillende lettertypes door mekaar zorgen voor verwarring en volledige woorden in hoofdletters komen schreeuwerig over. De ideale lettergrootte hangt af van de grootte van de zaal en afstand tot het scherm, maar kies nooit een font kleiner dan 14 punten.
Als u foto's of tekeningen als achtergrond wil, bewerkt u ze best eerst in een grafisch programma. Stel daar ook de grootte en resolutie in, zodat dat niet meer in PowerPoint hoeft te gebeuren, en bewaar ze in het jpg-formaat. Dan voegt u ze best in de master in. Later zou u ze ook nog kunnen invoegen als onderdeel van een slide, maar dat vergroot nodeloos van het aantal bytes van uw bestand.
De tekst Let op dat u niet teveel (doorlopende) tekst op een slide plaatst. Het mag beknopt zijn. De tekst op de slide is niet de tekst die u uitspreekt, daarvoor dienen de notities (speaker notes). Pas de 1-6-6 regel toe: 1 idee per slide, 6 woorden per lijn en maximaal 6 lijnen per slide. Laat de tekst links uitlijnen, dat leest makkelijker. Enkel de titel kan gecentreerd worden. Bedenk dat visuele voorstellingen zoals opsommingen of illustraties meer aanspreken.
Misschien werkt u de inhoud van een presentatie makkelijker uit in Word of bestaat er al een tekst in Word. Doe dan geen dubbel werk. U kan de structuur van de tekst overnemen in PowerPoint. Zet de woorden die een titel van een slide moeten worden als Heading1 (onder Format, Style, Heading1) in het Worddocument. In PowerPoint kiest u Insert, Slides from Outline en u selecteert het Wordbestand. Er worden nu slides met de titels aangemaakt.
Ook als de presentatie geleend is van een collega, is het nodig de tekst te bewerken. Als de presentator klikt en zelf duidelijk verbaasd is over de nieuwe slide, komt dat niet echt professioneel over. Hetzelfde geldt voor het racen door de presentatie of het niet bespreken van slides om de tijdslimiet te respecteren. U moet dan gewoon minder slides plannen. Reken op zo'n drie minuten per slide plus tijd voor vragen.
Hyperlinks naar het web kan u toevoegen via Insert, Hyperlink, waarna u het internetadres kan kiezen of intikken. Maar niets garandeert dat het lukt tijdens de presentatie om die link te openen. Controleer of u ter plaatse over een (voldoende snelle) internetverbinding kan beschikken. Kies anders voor een screenshot van de site.
Het wordt belachelijk als een spreker wordt aangekondigd met een lijstje van ronkende titels, waarna hij een presentatie vol met taalfouten toont. Voer dus een grondige spellingcontrole uit, want elk foutje wordt letterlijk uitvergroot! Laat liefst de tekst van uw presentatie nalezen door een collega; de software kent immers geen namen van klanten, plaatsen, enzovoort.
De illustraties
Illustraties zijn makkelijk te vinden, op het web of zelfs in de software, en in te lassen via Insert. Bezint echter eer u begint. Beelden uit de ClipArt van Microsoft, bijvoorbeeld, zijn ondertussen cliché. Illustraties moeten in de eerste plaats uw verhaal ondersteunen en mogen niet de aandacht afleiden.
Als u het beeld links van de tekst plaatst, leidt dat de ogen naar de tekst. Gebruik anders een aparte slide voor het beeld zonder tekst. Hou het op één beeld per slide.
Als u een organigram van de organisatie wil weergeven, is dat zelden leesbaar bij een volledige weergave. Knip de stukken eruit die niet relevant zijn.
Hou een tabel of grafiek snel interpreteerbaar en werk alleen met afgeronde cijfers. Bij een grafiek is het dikwijls zo dat een cijferreeks eruit springt: één staaf van een staafdiagram of één stukje uit het taartdiagram. Om dat in de verf te zetten, kan u die ene staaf anders kleuren en de numerieke waarde erbij vermelden. Dat doet u door genoeg te klikken: eerst is de hele grafiek geselecteerd, dan de hele cijferreeks, uiteindelijk die ene staaf. U klikt op de rechtermuisknop, Format Data Point, kiest een afwijkend kleurtje en vinkt onder Data Label nog Show Value aan. Als u van één staaf een lijn wil maken, bijvoorbeeld als het cijfer een target voorstelt, dan selecteert u die staaf, klikt u op de rechtermuisknop, dan Chart Type. U kiest een lijndiagram en vinkt de optie Apply to Selection aan. Bij een taartdiagram kan u er een stukje uitslepen, in plaats van ze allemaal te verslepen, door te klikken totdat u ziet dat enkel dat stuk afgebakend is in de selectie.
Pas op met filmpjes en geluidjes. Check hoe het zit met de speakers op de locatie van de presentatie. Het wordt gênant als u uw kleine dasspeldmicrofoon bij de laptop moet houden om het geluid bij de toeschouwers te krijgen. Let op met de nodige software op de computer van waarop de presentatie wordt gegeven. Het bestandsformaat avi wordt ondersteund door Windows, maar voor de rest heeft u aparte programma's nodig. U moet ook goed weten hoe u audio- of videofragmenten kan pauzeren of stopzetten.
De special effects
Het programma PowerPoint biedt u allerlei effecten om de tekst en de opeenvolgende slides te laten verschijnen. Animation slaat op de manieren waarop de lijntjes tekst van een slide verschijnen (zoevend, dwarrelend, of allemaal ineens...). Transition slaat op de overgangen tussen twee slides.
U vertrekt beter vanuit de Slide Sorter View, de weergave waarbij u alle slides op een rijtje ziet. U selecteert daar de slide(s) die u wil bewerken met effecten. U klikt in de menubalk op Slide Show, vervolgens Preset Animation, waarna u een type van animatie voor de tekst binnen een slide kiest, of Slide Transition voor een overgangseffect tussen slides.
De effecten kunnen hun nut hebben, bijvoorbeeld om een complex schema uit te leggen. Maar bedenk dat het publiek met elke nieuwe slide even afgeleid is. Dat verlies aan concentratie wordt nog verergerd als uw presentatie op een flikkerende kermisattractie lijkt. Hou het dus op maximum 2 à 3 effecten per presentatie en let op dat u niet te veel moet klikken om tekst te voorschijn te toveren.
Als er op een conferentie of vergadering een presentatie wordt voorgesteld, is dat hoogstwaarschijnlijk in het programma Microsoft PowerPoint. De software is goed ingeburgerd, vermits iedereen snel met de basis weg is. Een professionele presentatie opstellen vergt echter meer kennis.
De navigatie Tijdens het presenteren zelf moet u gemakkelijk door de slides kunnen bladeren, voor het geval u op iets wil terugkomen of iemand een vraag heeft bij een specifieke slide.
Met Action Buttons onder Slide Show kan u knopjes op de slides invoegen, waarmee u direct naar de vorige/volgende/eerste/laatste slide kan. Het zijn helaas foeilelijke ondingen. U kan dat verbergen door de buttons dezelfde kleur te geven als de achtergrond. Selecteer de knop, klik op de rechtermuisknop, kies dan Format AutoShape en pas aan.
Een alternatief is dat elk object op een slide, bijvoorbeeld een logo, als een action button gebruikt kan worden. Als u het object selecteert, klik dan op de rechtermuisknop, kies Action Settings, Mouse Click, Action on Click, dan kiest u bijvoorbeeld Hyperlink to the next slide.
Als u sprongen in de presentatie moet maken, kan u gewoon het nummer van de slide intikken en klikken op Enter. Bij langere presentaties kan u navigeren op titel. Klik op de rechtermuisklik, kies Go, By Title, en u krijgt een lijst van alle slides. De slides moeten dan wel allemaal een titel hebben, desnoods slide 1, slide 2 enzovoort. Als u sommige titels niet wil zien op de slide zelf, kan u ze verbergen in de achtergrondkleur.
Op maat gemaakt
Als u anticipeert op vragen uit het publiek, wil u misschien slides voorbereiden die niet in de presentatie zelf verschijnen. U kan daarvoor verborgen slides inlassen. Selecteer de slides, klik op Slide Show, Hide Slide om te verbergen. Wanneer u ze wil tonen, klik op de rechtermuisklik, dan Go, By Title, dan kiest u uit de lijst van slidetitels.
Soms kan het interessant zijn verschillende versies van een presentatie te maken voor diverse doelgroepen. In plaats van de presentatie telkens te kopiëren en bij te werken, kan u binnen hetzelfde bestand blijven werken. Kies Slide Show, Custom Shows, New, geef de versie een naam en selecteer de slides voor die versie. Om die versie van de presentatie te tonen, ga naar Slide Show, Set Up Show, en kies onder Custom Show de naam.
Inpakken en wegwezen
Of u nu vanop uw eigen laptop presenteert of niet, het is geen overbodige luxe een back-up voor een noodscenario te voorzien. Soms loopt het al eens mis bij een conferentie met vele sprekers. Bijvoorbeeld, als de organisator niet de juiste versie van de presentatie ontvangen heeft of wanneer de apparatuur het begeeft. Sprekers die dan zonder diskette, cd-rom of de afgedrukte versie van hun eigen presentatie verschijnen, gaan af.
Als u de presentatie wil kopiëren naar diskette of cd-rom, heeft PowerPoint een functie die ervoor zorgt dat u niets vergeet. Onder File gaat u naar Pack and Go, u selecteert de presentatie en het station voor disk of cd-rom. Vink steeds zowel Include linked files als Embed TrueType fonts, zo heeft u ook de nodige bestanden van beelden en lettertypes bij. Voeg ook de PowerPoint Viewer toe voor het geval er ter plaatse geen PowerPointsoftware geïnstalleerd is. Check of de juiste player voor geluidjes of filmpjes mee inbegrepen is.
De projectie
Het spreekt voor zich dat het nuttig is het aanwezige beeldscherm en de projector eens uit te testen. Bijvoorbeeld, kan de projector beelden met hoge resolutie aan? Misschien moet u uw instellingen aanpassen.
Meestal heeft de afstandsbediening van het projectiescherm een optie zwart scherm, gebruik die dan ook. De hele zaak moet niet meekijken als u de presentatie op de computer zoekt en opent, vooral niet als er persoonlijke fotootjes op uw bureaublad staan.
Als u met een laptop werkt, kan u via de toetsen Fn en F5 instellen of u de presentatie zowel op het projectiescherm als uw laptopscherm of op één van beiden wil zien verschijnen.
Als u geen afleiding wil tijdens het vragenmoment, klik op de rechtermuisknop, Screen, Black Screen om een volledig zwart scherm te krijgen. Met Enter keert u terug naar de presentatie.
Voor beurzen zijn automatisch lopende presentaties handig. Die maakt u makkelijk door de extensie van het bestand ppt te vervangen door pps. Klik op de bestandsnaam en het begint direct te lopen. Zorg wel voor voldoende leestijd bij elke slide.
Bij een presentatie die een bespreking vergt, kan u ter plaatste nog een laatste slide aanmaken met de belangrijkste conclusies uit die bespreking. Klik op de rechtermuisknop, dan Meeting Minder, onder Action Items kan u bijvoorbeeld een taakverdeling invullen.
De handouts
Als u de geïnteresseerde toeschouwers, papieren handouts wil bezorgen, kijk dan na of alles leesbaar is afgedrukt. Achtergronden in donkere kleuren met daarover tekst geven nogal eens problemen bij zwart-wit kopies.
De klassieke handouts, met 6 slides per blad, zijn soms nogal klein om te lezen of weinig zeggend zonder extra notities. Misschien wil u er meer mee doen, bijvoorbeeld voor klanten, in Word. Klik in PowerPoint op File, Send to, Microsoft Word en kies de layout voor de slides en notities in Word. Als u automatische updates van de slides in Word wil, telkens als u de PowerPointpresentatie wijzigt, klik dan ook op Paste Link. Het nieuwe Worddocument met geïmporteerde slides en notities gaat open en u kan het nu benoemen en bewerken.
Naast papieren handouts worden presentaties steeds meer elektronisch verdeeld. Dat kan met het oorspronkelijke PowerPointbestand, maar een pdf-versie valt te overwegen. Niet iedereen beschikt immers over PowerPoint en een pdf-bestand kan niet gewijzigd worden.
Top 4 van ergernissen bij PowerPointpresentaties
1. Special effects
2. Slechte opmaak; verkeerde kleurencombinaties
3. Geluidjes; PowerPoint staat te centraal
4. Spreker kan niet werken met PowerPoint; spreker leest de tekst van de slides af
-----------------------------------------------------------------------------------
Om in een PowerPoint presentatie een geluid (lees muziek) te laten afspelen en dit door te sturen gebruik je best een WAV bestand.
Een andere muziekbestand vb. midi-bestand moet je in een map plaatsen en deze map samen met je pps versturen.
Om een WAV-bestand te linken ga je als volgt tewerk: Selecteer je eerste dia, selecteer in de menubalk "Diavoorstelling" en klik op "Overgang"
Rechts op je scherm verschijnt nu het taakvenster Diaovergang". Kies hier voor "Overgang wijzigen" "Geluid". Onderaan in dit vak kies je "Ander geluid". In het venster dat nu verschijnt kan je de map selecteren waarin je uw WAV-bestand dat je wil linken hebt bewaard, selecteer dit bestand en klik op OK.
Om zeker te zijn dat je muziek niet stopt wanneer je presentatie nog niet beëindigd is kan je het vakje "Herhalen tot volgend geluid" aanvinken. Vergeet niet uw pps op te slaan.
Laat je presentatie nu maar eens lopen en je zal merken dat het lukt.
Op mijn site
http://members.lycos.nl/muscita vind je enkele PowerPointjes met muziek. Veel succes
-----------------------------------------------------------------------------------