Pak die to-dolijst aan!

Lijstjes zijn een nuttig instrument als je ze goed gebruikt en als ze jou helpen om structuur in je dag te krijgen. Je zet allerlei taken op een to-dolijst en zodra je er eentje hebt afgewerkt, kan je het doorstrepen. Je hoeft er verder niet meer aan te denken, het is ‘weg’. Dat geeft dan vaak een gevoel van voldoening.

Maar lijstjes kunnen ook een bron van frustratie zijn. Ze kunnen je extra stress bezorgen omdat die eindeloze lijst van taken je overweldigt. Als dat bij jou ook het geval is, dan gebruik je die handige lijstjes waarschijnlijk niet op de juiste manier.

Het is beter om een dagelijkse actielijst op te stellen met taken die je ook écht zal doen die dag. Werkt veel beter dan je blindstaren op een lijst waarvan het einde nooit in zicht lijkt te zijn!

Dit zijn de 10 beste tips om jouw lijst beheersbaar en efficiënt te houden.

1. Hou je grotere doel voor ogen

Relateer je dagelijkse taken aan je belangrijke levensdoelen en professionele doelstellingen. Waar past een taak in? Door een ‘hoger doel’ aan (banale) klusjes vast te hangen, zal je sneller geneigd zijn om die uit te voeren.

2. Hou je to-dolijst kort

Kies slechts vijf tot tien taken die je vandaag zult kunnen doen. De bedoeling van een dagelijkse actielijst is immers toch dat ie elke dag afgewerkt raakt?  

Als je maar vijf dingen op je lijst hebt staan en je krijgt ze allemaal gedaan, dan ben je veel effectiever bezig dan een lijst met twintig tot dertig zaken waarvan je maar de helft doet. 

3. Plan je to do’s

Beslis hoe lang elke taak gaat duren en maak op die manier een duidelijke planning in je agenda. Gebruik je lijst als deel van je dagelijks planningsproces.

4. Wees realistisch

Zet geen tien dingen op je lijst om je daarna te realiseren dat ze elk een uur in beslag zullen nemen om te voltooien.

5. Stel prioriteiten

Niet elke taak is even belangrijk. Gebruik cijfers (1, 2, 3 …), letters (A, B, C …) of kleuren om prioriteiten aan te duiden. Zorg dat je eerst de taken met hoge prioriteit afwerkt. Anders zal je geneigd zijn om enkel ‘leuke’ taken te doen en de andere uit te stellen, ook al zijn ze belangrijk.

6. Maak intelligente lijsten

Zet niet gewoon maar een grote taak op jouw lijst, maar splits ze op in doenbare deeltaken.

‘Project X afwerken’ bestaat uit een serie van taken en kan verschillende dagen in beslag nemen, maar ‘een vergadering plannen met Y’ kan de eerste stap zijn en misschien maar enkele minuten kosten. Zet de status, deadline en timing erbij om je taken beter te organiseren.

7. Groepeer gelijkaardige taken en behandel ze samen

Telefoontjes plegen, e-mails verwerken, je administratie in orde brengen of overschrijvingen doen kan je bijvoorbeeld clusteren en samen afhandelen.

Het gaat sneller en het is veel efficiënter om aan gelijkaardige taken te werken dan te switchen tussen totaal verschillende taken.

8. Check je to-dolijst geregeld

Bekijk je lijst doorheen je dag om gefocust te blijven. Doorstreep afgehandelde zaken en voeg overblijvende taken toe aan je lijst voor de volgende dag.

9. Hou het eenvoudig

Gebruik je agenda, een whiteboard, een apart notitieboekje (enkel voor je lijstjes), je computer of smartphone … Wat er ook voor jou het beste werkt, maar hou het eenvoudig. Technologie is prachtig, maar soms maakt het dingen erger en te gecompliceerd.

10. Maak een ‘master list’

Dat is een lijst met taken die je ooit, misschien of binnenkort eens wil doen. Op dit moment zijn ze nog geen prioriteit waar je je volledig op moet focussen. Die acties op je ‘master list’ kan je overbrengen op je dagelijkse lijst wanneer het past.

Wil je écht meester worden van je tijd in plaats van de slaaf van je to-dolijstje? Lees dan het handige boekje Meer tijd in 12 stappen.