Timemanagement

Jezelf georganiseerd voelen, lijkt voor velen een zalige gedachte. Dat is ook normaal. Maar niet evident. Want wie kreeg ooit een vak timemanagement op school?

Wanneer je de school verlaat en in het leven steeds meer verantwoordelijkheden krijgt, is georganiseerd zijn niet langer een keuze. Het is essentieel als je je leven ten volle wil leven. Hoe weet je waar je moet starten als je je overweldigd voelt? En hoe weet je in de eerste plaats wat je verkeerd doet?

Je kan trachten om te bepalen waaraan je moet werken en in het bijzonder wat je tijdrovers zijn. Als je het gevoel hebt dat je altijd bezig bent om brandjes te blussen, moet je misschien werken aan je vaardigheid om prioriteiten te stellen. Als je je vaak gestresseerd en overweldigd voelt, kan het handig zijn om een systeem of een structuur toe te passen om je te helpen. Er zijn echter nog gemakkelijkere manieren om uiteindelijk georganiseerd te raken.

Opgelet: timemanagement technieken moet je altijd aanpassen aan je eigen behoeften. Wat werkt voor je collega, werkt misschien niet voor jou. De mate waarin jij je dag kan plannen, wordt voor een groot deel bepaald door het type werk dat je doet. Wanneer je werk meer gestructureerd is, is het natuurlijk eenvoudiger.

Dit zijn drie efficiënte stappen om weer georganiseerd te raken.

Stap 1. Schrijf alles op

Maak een to-dolijst van AL je taken en stel prioriteiten In de eerste plaats is het belangrijk om altijd duidelijkheid te hebben over wat je moet doen. Begin met al je taken op een to-dolijst te schrijven. Maak een onderscheid tussen eenmalige taken, routinetaken, projecten, langetermijntaken …

Het helpt ook om altijd de nodige tijd in te schatten en te noteren op je lijst. Duid eveneens de volgorde en de prioriteit van de taken aan. Denk er tot slot aan om je taken op te splitsen in behapbare stappen en om die dan in volgorde van prioriteit af te werken.

Stap 2. Neem je agenda erbij

Met je to-dolijst in de ene hand en je agenda in de andere, ga je de volgende week, weken of maand plannen. Neem de tijdspanne die het best werkt voor jou.

Plan eerst je routinetaken in. Dat zijn al de taken die je vaak doet, dus blokkeer deze tijden alvast in je agenda. Denk eraan om gelijkaardige taken waar mogelijk in hetzelfde tijdsblok te doen. Bijvoorbeeld: bepaalde tijdstippen om je e-mail te checken, om telefoontjes te doen ... Je kan de verschillende categorieën in je agenda ook een specifieke kleur geven.

Zorg dat je planning realistisch is! Geef de belangrijkste taken voorrang en laat ruimte voor onvoorziene zakenSelecteer nadien de taken met de hoogste prioriteit van je to-dolijst en voorzie tijdsblokken in je agenda. Laat ook minstens 1 uur per dag vrij in je schema voor onvoorziene zaken.

Zorg voor balans in je tijdschema, zodat je je er comfortabel bij voelt. Je planning moet realistisch zijn met een goede inschatting van de nodige tijd, met de taken in volgorde van belangrijkheid en met nog ruimte voor onvoorziene zaken.

Stap 3. Versterk je planning

Focus je op positieve veranderingen die je planning teweeg zal brengen op moeilijke momenten. Zo zal je volhouden!Bepaal de obstakels. Denk aan de hindernissen of uitdagingen die je pad kunnen kruisen wanneer je probeert om deze nieuwe structuur in de praktijk te brengen. Weet wat er moeilijker en wat er gemakkelijker voor jou gaat zijn. Wat je hindernissen ook zijn, identificeer ze.

Overwin de obstakels. Plan hoe je je obstakels gaat overwinnen, zodat je voorbereid bent om vooruitgang te boeken. Herinner jezelf aan de voordelen van wat je gaat doen. Op die manier weet je wat je tegen jezelf kan zeggen wanneer je motivatie vermindert.

Stel je alvast voor hoe je de dag eindigt met het gevoel dat je alles bereikt hebt wat je wou bereiken. Hoeveel zal het voor jou betekenen om minder stress te voelen? Deze veranderingen doorvoeren, kost vooral in het begin energie.

Georganiseerd raken is niet moeilijk. Het vraagt enkel wat toewijding om deze drie stappen in de praktijk te brengen.