Hoe zet je een elektronische handtekening op digitale documenten? Het voelt vaak als heel wat gedoe. Daar doet Beego voor eens en voor altijd iets aan! Of het nu gaat om een Word-document of een pdf-bestand, we leggen hier helder uit op welke verschillende manieren je een document elektronisch kan ondertekenen:

• door het document af te drukken en weer in te scannen,
• met een afbeelding of een tekening van je handtekening,
• met je eID of Itsme.

Opgepast: Op zich zijn deze drie manieren allemaal rechtsgeldig en maakt het dus meestal niet uit hoe je je digitale document ondertekent. In sommige gevallen heb je echter een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’ nodig, met een eID of Itsme. Dit soort handtekening is juridisch volledig gelijkgesteld aan een geschreven handtekening. Voorbeelden hiervan zijn een authentieke akte van een notaris of rechter of een offerte in het kader van een overheidsopdracht. Die documenten onderteken je altijd met je eID of Itsme. Meer informatie over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen vind je hier. 

In de meeste gevallen volstaan gewone (niet-gekwalificeerde) handtekeningen dus ook. Wil je toch helemaal zeker zijn? Kies dan voor een gekwalificeerde elektronische handtekening met eID of Itsme.

Afdrukken, ondertekenen en weer inscannen

Het hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Als je een scanner hebt, kan dit een eenvoudige oplossing zijn. Je drukt het document dat je wilt ondertekenen af, zet er een handtekening onder en scant het weer in.

Digitaal ondertekenen met een afbeelding of tekening

Als je deze optie kiest, voeg je een foto van je geschreven handtekening toe (Word en pdf) of teken je met je muis op het scherm je handtekening (alleen bij pdf). Hoe je zo’n handtekening zet, hangt af van het soort bestand. Wil je een Word-document ondertekenen? Dan kan je een handtekening toevoegen in Word zelf. Als het gaat om een pdf-bestand, dan doe je dat met een programma zoals Adobe Acrobat Reader.

Een document ondertekenen in Word

Een pdf-bestand ondertekenen met Adobe Acrobat Reader

Digitaal ondertekenen met eID of Itsme

Een laatste manier om je document elektronisch te ondertekenen is met je eID of Itsme. Zoals eerder gezegd is dit de enige gekwalificeerde elektronische handtekening, die volledig gelijkwaardig is aan een geschreven handtekening.

De manier waarop je tekent met je eID of Itsme hangt er wat van af. 

• Heb je het document ontvangen in een online portaal? Dan kan het zijn dat je met je eID of Itsme in het portaal zelf je handtekening kan toevoegen. 
• Heb je een pdf-document ontvangen? Gebruik dan het programma Adobe Acrobat Reader en je eID om je handtekening te zetten. Hieronder lees je hoe.

Documenten ondertekenen in een online portaal

Heb je het document via een bepaald portaal ontvangen, zoals Doccle.be of Adminbox.eu, dan is de kans groot dat je het document meteen daar kunt ondertekenen. Via Doccle kan je bijvoorbeeld een contract ondertekenen met Itsme. Ook met een kaartlezer en je eID is vaak een optie. 

Op elk platform zal dat een beetje anders gaan. Volg de instructies van het portaal om je handtekening elektronisch te zetten. Hier vind je een video en handleiding om documenten te ondertekenen op Doccle.

Een pdf-document ondertekenen met je eID in Acrobat Reader

Om een document elektronisch te ondertekenen met je eID heb je drie zaken nodig:

• Een eID-kaartlezer. Dit is meestal een apparaat met een kabel die je aansluit op je computer. Sommige laptops hebben ook een ingebouwde kaartlezer.
• Het programma Adobe Acrobat Reader. Hiermee kun je pdf-bestanden lezen en aanpassen. Als je dat nog niet op je computer hebt staan, kun je het hier downloaden.
• Software om je eID uit te lezen op je computer. Die vind je op de website eid.belgium.be/nl. Download de software en klik op het bestand in je downloads. Nu zal de installatie starten. Volg de instructies. Het kan zijn dat je je computer na de installatie opnieuw moet opstarten, anders werken de volgende stappen mogelijk niet.

Gebruik je een Windows- of Mac-computer? Afhankelijk van het besturingssysteem zijn de stappen een beetje anders.

Een pdf ondertekenen met je eID op een Windowscomputer

Een document ondertekenen met je eID op een Mac-computer